Hunajakeiju Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

• Nimi: Hunajakeiju Oy (Y-tunnus: 2348109-7)

• Yhteyshenkilö: Miia Tapio

• Osoite: Hakerinmäentie 38, 21340 Tortinmäki

• Puhelin: 040-575 5552

• Sähköposti: miia@hunajakeiju.fi

2. Rekisterin nimi

Hunajakeiju Oy:n asiakasrekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita (kuten IT- ja maksujenvälitysjärjestelmät).

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset perusteet:

1. Suostumus: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a).

2. Sopimus: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b).

3. Oikeutettu etu: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f). Tämä etu perustuu asiakassuhteeseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

1. Perustiedot ja yhteystiedot (etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

2. Asiakkuuteen, tilauksiin ja sivuston käyttöön liittyvät tiedot (esim. tilaushistoria, ostetut tuotteet, maksutiedot, maksutapa, maksun tila, laskutustiedot).

3. Henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot sekä henkilön asema tai tehtävänimike, mikäli kyseessä on yritysasiakas.

4. Henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

5. Verkkosivuston selailuun liittyvät tekniset tiedot ja evästetiedot (esim. IP-osoite, käytetty laite ja sivuhistoria).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä henkilöltä itseltään tilauksen tai yhteydenoton yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esim. Postin osoitetietojärjestelmä) asiakassuhteen ylläpitämiseksi.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.

Asiakastiedot poistetaan rekisteristä pääsääntöisesti 5 vuotta sen jälkeen, kun asiakassuhde on päättynyt ja kaikki siihen liittyvät velvoitteet on suoritettu. Kirjanpitolain vaatimia kirjanpitotositteita ja kauppalaskuja säilytetään lain vaatimat 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille itsenäiseen markkinointikäyttöön. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville palveluntarjoajille verkkokaupan toiminnan, maksujen välityksen, logistiikan ja analytiikan toteuttamiseksi:

• Stripe Payments Europe Ltd: Maksukorttimaksujen käsittely ja petostorjunta.

• Klarna Bank AB: Lasku-, osamaksu- ja verkkopankkimaksujen käsittely.

• Google LLC: Verkkosivuston kävijäseurannan ja analytiikan toteuttaminen.

• Logistiikkakumppanit (esim. Posti/Matkahuolto): Tarvittavat osoite- ja yhteystiedot tilausten toimittamista varten

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle (kuten Yhdysvaltoihin) sellaisten palveluntarjoajien toimesta, joiden taustayhtiöt sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella (esimerkiksi Google ja Stripe).

Tietojen lainmukainen siirto varmistetaan ensisijaisesti käyttämällä EU-U.S. Data Privacy Framework -tietosuojajärjestelyä tai Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC) sekä huolehtimalla tarvittavista teknisistä suojatoimista.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen fyysinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.

Sähköiset järjestelmät ja tietokannat on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä menetelmillä. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille rekisterinpitäjän työntekijöille ja kumppaneille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kaikkia työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

1. Tarkastaa tiedot: Saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa itseään koskevat tiedot (GDPR 15 art.).

2. Peruuttaa suostumus: Peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen (GDPR 7 art.).

3. Korjata tiedot: Vaatia epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisemista tai puutteellisten tietojen täydentämistä (GDPR 16 art.).

4. Poistaa tiedot: Vaatia tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos tietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta tai lakisääteistä velvoitetta (GDPR 17 art.).

5. Rajoittaa käsittelyä: Vaatia käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siksi aikaa, kun tietojen paikkansapitävyyttä selvitetään (GDPR 18 art.).

6. Vastustaa käsittelyä: Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin (GDPR 21 art.).

7. Tehdä valitus: Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta.